Muistotilaisuuden järjestämisessä unohtuvat useimmiten käytännön pienet yksityiskohdat: tarjoilujen määrän arviointi, erityisruokavalioiden huomioiminen ja siivousvastuu tilaisuuden jälkeen. Suru vie voimia, jolloin konkreettiset järjestelyt jäävät helposti puolittaisiksi tai viime tinkaan hoidettaviksi. Tässä artikkelissa käymme läpi yleisimmät kysymykset, joihin kannattaa varautua etukäteen.
Mitkä käytännön järjestelyt jäävät helposti viime tinkaan?
Muistotilaisuuden järjestämisessä viime tinkaan jäävät tyypillisimmin tarjoilujen tilaaminen, astiaston hankkiminen, pöytien somistelu ja siivousvastuu tilaisuuden päätyttyä. Nämä tuntuvat pieniltä asioilta surun keskellä, mutta jokainen niistä vaatii käytännön päätöksen ja jonkun, joka ottaa vastuun.
Erityisesti hautajaiskahvien ja muistotilaisuuden tarjoilujen organisointi jää usein viimeiseksi, vaikka se on yksi tärkeimmistä vieraiden viihtyvyyteen vaikuttavista tekijöistä. Kun läheinen on menehtynyt, omaisilla on jo käsissään lukuisia muita järjestelyjä: hautaustoimisto, seurakunta, kutsut, musiikki ja tila. Tarjoilut saattavat tuntua siltä asialta, jonka ”kyllä joku hoitaa” ja joka siirtyy päivä päivältä eteenpäin.
Hyvä tapa välttää viime hetken stressi on kirjoittaa muistilista heti järjestelyjen alkaessa. Siihen kannattaa merkitä ainakin seuraavat asiat:
- Arvioi vierasmäärä ja varaa tarjoilut sen mukaan
- Selvitä, onko tilassa astiastoa vai tarvitaanko se erikseen
- Kysy vierailta etukäteen erityisruokavalioista
- Sovi selkeästi, kuka vastaa siivouksesta
- Varmista tilauksen ajankohta hyvissä ajoin
Kuinka paljon ruokaa ja juotavaa muistotilaisuuteen tarvitaan?
Muistotilaisuuteen suositellaan varaamaan tarjoiluja noin 20-30 prosenttia arvioidun vierasmäärän yli. Tilaisuuden tunnelma on usein pitkäkestoinen ja tunteellinen, jolloin ihmiset viipyvät pidempään ja syövät enemmän kuin tavallisessa kokoontumisessa.
Perinteisiin hautajaiskahveihin kuuluvat kahvi ja tee, voileivät tai täytetyt leivät, jokin suolainen tarjottava sekä leivokset tai kakku. Jos tilaisuus järjestetään lounasaikaan tai kestää useita tunteja, on syytä harkita lämpimän ruoan tarjoamista. Buffet-muotoinen tarjoilu toimii hyvin, koska se antaa vieraille vapauden ottaa omaan tahtiin.
Juomien osalta on hyvä varautua siihen, että kahvia kuluu enemmän kuin arvelee. Muistotilaisuuksissa kahvikuppi täytetään usein useaan kertaan, ja tilaisuus saattaa venyä suunniteltua pidemmäksi. Veden, mehun ja mahdollisen virvoitusjuoman tarjoaminen kahvin rinnalla on suositeltavaa.
Miten erityisruokavaliot hoidetaan muistotilaisuudessa?
Erityisruokavaliot hoidetaan muistotilaisuudessa parhaiten kysymällä niistä etukäteen kutsun yhteydessä ja välittämällä tiedot tarjoilun järjestäjälle hyvissä ajoin. Yleisimpiä huomioitavia ovat laktoosi-intoleranssi, gluteeniton ruokavalio, pähkinäallergia sekä kasvis- ja vegaaniruokavalio.
Erityisruokavalioiden huomioiminen ei vaadi monimutkaisia järjestelyjä, kun asiasta sovitaan ajoissa. Me 4Cateringilla otamme kaikki erityistoiveet, allergiat ja ruokarajoitteet huomioon tarjoiluja suunnitellessa, joten sinun ei tarvitse stressata siitä erikseen. Riittää, että kerrot meille tiedossa olevat tarpeet etukäteen.
Käytännössä kannattaa varautua siihen, että osa vieraista ei ilmoita erityisruokavaliostaan etukäteen. Tämän vuoksi on viisasta varmistaa, että tarjoilupöydässä on selkeästi merkitty, mitkä tuotteet sopivat gluteenittomaan tai vegaaniseen ruokavalioon. Selkeät merkinnät vähentävät kysymyksiä ja tekevät tilaisuudesta sujuvamman kaikille.
Pitääkö tarjoiluista sopia hyvissä ajoin etukäteen?
Kyllä, muistotilaisuuden tarjoiluista kannattaa sopia vähintään viikkoa ennen tilaisuutta, mieluiten heti kun päivämäärä ja paikka ovat selvillä. Hyvissä ajoin tehty tilaus varmistaa, että kaikki toiveet voidaan toteuttaa ja erityisruokavaliot huomioida kunnolla.
Hautajaiset järjestetään usein noin viikon sisällä menehtymisestä, mikä tarkoittaa, että aikaa on rajallisesti. Tämän vuoksi tarjoilujen tilaaminen kannattaa ottaa yhdeksi ensimmäisistä käytännön asioista hoidettavaksi heti sen jälkeen, kun tila ja ajankohta ovat varmistuneet.
Myöhäinen tilaus ei aina tarkoita, että palvelua olisi mahdotonta järjestää, mutta se saattaa rajoittaa valinnanvaraa tai vaatia kompromisseja. Varhainen yhteydenotto antaa aikaa suunnitella tarjoilut rauhassa ja varmistaa, että tilaisuus sujuu juuri niin kuin toivotaan.
Kuka huolehtii tarjoilujen siivouksesta tilaisuuden jälkeen?
Tarjoilujen siivouksesta tilaisuuden jälkeen huolehtii joko tilan henkilökunta, omaisten itse nimeämä henkilö tai catering-palvelun tarjoaja, mikäli siivous on sovittu osaksi palvelua. Tämä on yksi asia, josta kannattaa sopia kirjallisesti etukäteen, jotta vastuut ovat selkeät.
Muistotilaisuuden jälkeen kukaan omaisista ei halua jäädä korjaamaan pöytiä ja kantamaan astioita. Siksi on tärkeää selvittää jo tilauksen yhteydessä, kuuluuko siivous palveluun vai ei. Me huolehdimme kaikesta ruoan valmistuksesta ja toimituksesta tarjoiluun ja jälkisiivoukseen saakka, joten omaisten ei tarvitse kantaa huolta käytännön järjestelyistä.
Jos tilaisuus järjestetään seurakuntasalissa tai muussa vuokratilassa, on hyvä tarkistaa myös tilan omat siivousehdot. Joissakin tiloissa siivous kuuluu vuokraan, toisissa se on erikseen sovittava asia. Selkeä vastuunjako etukäteen säästää ylimääräiseltä stressiltä juuri silloin, kun voimavarat ovat muutenkin koetuksella.
Ideoita muistotilaisuuteen ja apua käytännön järjestelyihin löydät meiltä helposti. Ota yhteyttä, niin suunnitellaan yhdessä tilaisuuteenne sopiva kokonaisuus.
Toimimme koko Pirkanmaan alueella:
Akaa, Hämeenkyrö, Ikaalinen, Juupajoki, Kangasala, Kihniö, Lempäälä, Mänttä-Vilppula, Nokia, Orivesi, Parkano, Pirkkala, Punkalaidun, Pälkäne, Ruovesi, Sastamala, Tampere, Urjala, Valkeakoski, Vesilahti, Virrat, Ylöjärvi.
Usein kysyttyä
Voiko muistotilaisuuden tarjoilut tilata, vaikka vierasmäärä ei ole vielä varma?
Alustava arvio riittää yhteydenottoon. Sovimme, milloin lopullinen määrä vahvistetaan. Ruokamäärä arvioidaan menun ja tilaisuuden mukaan; automaattista 20–30 prosentin ylimääräistä tilausta ei tarvita.
Mikä on sopiva tarjoilubudjetti muistotilaisuuteen?
Kerro meille käytettävissä oleva budjetti ja toivottu tarjoilu. Erittelemme tarjouksessa menun ja muut sovittavat palvelut. Muistotilaisuuden merkitys tai läheisen kunnioittaminen ei riipu käytetystä rahamäärästä.
Kannattaako tarjoilut tehdä itse vai tilata valmiina?
Valitse ratkaisu omien voimavarojesi ja toiveidesi mukaan. Voit tilata tarjoilut tai sopia kokonaisuudesta, jossa osa ruoista tehdään itse. Kerro meille myös läheisten tuomista tarjottavista, jotta määrä ja menu voidaan sovittaa yhteen.
Miten toimitaan, jos tilaisuuden ajankohta tai paikka muuttuu viime hetkellä?
Ota meihin yhteyttä mahdollisimman pian. Tarkistamme uuden ajan tai paikan toteutettavuuden ja mahdolliset kustannusvaikutukset varauksenne ehtojen mukaan.
Mitä kannattaa ottaa huomioon, jos muistotilaisuuteen osallistuu lapsia?
Ilmoita lasten määrä ja iät sekä ruokavalioita koskevat tarpeet. Ne auttavat menun ja määrien suunnittelussa. Huomioi myös istumapaikat ja turvallinen liikkuminen tilassa.
Kuinka kauan ennen tilaisuutta tarjoilut toimitetaan paikalle?
Toimitusaika sovitaan erikseen menun ja esillepanon mukaan. Kerro, milloin tilaan pääsee ja kuka ottaa toimituksen vastaan. Vieraiden saapumisaika ja ruoan toimitusaika ovat eri suunnittelukohtia.
Voiko muistotilaisuuden tarjoilut räätälöidä vainajan toiveiden tai perheen perinteiden mukaan?
Kerro perinneruoista, lempimauista ja muista toiveista heti alussa. Selvitämme niiden toteutusmahdollisuudet ja hinnan ennen lopullista menua.