Yritysjuhlan tarjoilut kannattaa tilata pitopalvelulta vähintään 2–4 viikkoa etukäteen, mutta suuremmissa tai sesonkiaikaan järjestettävissä tapahtumissa suosittelemme varaamaan jopa 1–3 kuukautta aiemmin. Mitä isompi tilaisuus ja mitä tarkemmat toiveet, sitä aikaisemmin varaus kannattaa tehdä. Alla käymme läpi kaikki tärkeimmät kysymykset, jotka liittyvät yritysjuhlan tarjoilujen tilaamiseen pitopalvelulta.
Kuinka kauan pitopalvelun varaus kestää?
Pitopalvelun varauksen tekeminen on yleensä nopea prosessi, joka kestää muutamasta minuutista lyhyeen puhelinkeskusteluun. Varsinainen vahvistus saadaan yleensä saman päivän tai seuraavan arkipäivän aikana. Koko prosessi tarjouspyynnöstä vahvistettuun tilaukseen kestää tyypillisesti yhdestä kolmeen arkipäivään.
Meillä 4Cateringilla varauksen tekeminen alkaa yhteydenotolla, jonka jälkeen kartoitamme kanssasi tilaisuuden tarpeet ja toiveet. Lähetämme tarjouksen, jonka hyväksymisen jälkeen tilaus on vahvistettu. Prosessi on joustava, ja pyrimme vastaamaan tarjouspyyntöihin mahdollisimman nopeasti. Jos tilaisuutesi on pian, kannattaa ottaa yhteyttä puhelimitse, jotta asiat saadaan hoidettua ripeästi.
Milloin yritysjuhlan tarjoilut pitää tilata viimeistään?
Yritysjuhlan tarjoilut pitää tilata pitopalvelulta viimeistään 1–2 viikkoa ennen tapahtumaa, mutta suositeltava aika on 3–4 viikkoa tai enemmän. Suurissa tilaisuuksissa, kuten pikkujouluissa tai vuosijuhlissa, varaus kannattaa tehdä 1–3 kuukautta etukäteen, sillä suosituimmat ajankohdat täyttyvät nopeasti.
Pienet ja suuret tilaisuudet
Pienemmissä tilaisuuksissa, kuten kahvitarjoiluissa tai kokoustarjoiluissa, voidaan joskus joustaa lyhyemmälläkin varoitusajalla. Noin 5–15 hengen kokoustarjoilut voidaan usein järjestää viikon varoitusajalla, jos ajoitus sopii aikatauluihin. Sen sijaan suuren buffet-pöydän tai täyden palvelun yritysjuhlan järjestäminen vaatii huomattavasti enemmän valmisteluaikaa.
Sesonkiajat ja suositut ajankohdat
Erityisesti loppuvuosi on pitopalveluille kiireistä aikaa. Pikkujoulut, vuodenvaihde ja kevään valmistujaiset ovat ajankohtia, jolloin kapasiteetti täyttyy nopeasti. Jos yritysjuhlasi sijoittuu marras- tai joulukuulle, suosittelemme varaamaan jo alkusyksystä, mieluiten syyskuussa tai lokakuussa.
Mitä tietoja pitopalvelulle tarvitaan tilausta tehdessä?
Pitopalvelulle tarvitaan tilausta tehdessä seuraavat perustiedot: tapahtuman ajankohta ja kesto, vieraiden lukumäärä, tapahtumapaikka, toivottu tarjoilutyyppi sekä mahdolliset erityisruokavaliot. Mitä tarkemmin nämä tiedot pystyy kertomaan, sitä täsmällisemmän tarjouksen pitopalvelu pystyy antamaan.
Käytännössä tilausta tehdessä on hyvä olla valmiina seuraavat tiedot:
- Päivämäärä ja kellonaika sekä arvio tilaisuuden kestosta
- Osallistujamäärä, vaikka arviokin riittää alkuvaiheessa
- Tapahtumapaikka ja osoite
- Tarjoilutyyppi, esimerkiksi buffet, cocktail, lounas tai kahvitarjoilu
- Erityisruokavaliot, kuten allergiat, vegaanisuus tai gluteenittomuus
- Budjetti, jos se on tiedossa
Erityisruokavalioiden ilmoittaminen ajoissa on tärkeää, sillä se vaikuttaa suoraan ruokalistan suunnitteluun. Me otamme huomioon kaikki ruoka-allergiat ja erityistoiveet, ja valikoimastamme löytyy kasvis-, vegaani- ja gluteenittomia vaihtoehtoja jokaiseen tilaisuuteen.
Mitä tapahtuu, jos tarjoilut tilataan liian myöhään?
Jos yritysjuhlan tarjoilut tilataan liian myöhään, pitopalvelulla ei välttämättä ole kapasiteettia ottaa tilausta vastaan, tai vaihtoehdot voivat olla rajatummat kuin ajoissa varatessa. Viime hetken tilauksissa menun räätälöinti ja erityistoiveiden huomioiminen on vaikeampaa, ja hinta saattaa olla korkeampi kiireellisyyden vuoksi.
Käytännön tasolla myöhäinen tilaus voi tarkoittaa seuraavia haasteita:
- Toivottu päivämäärä on jo varattu toiselle asiakkaalle
- Raaka-aineiden hankinta-aika ei riitä erikoisempiin toiveisiin
- Henkilökunnan aikataulutus ei onnistu lyhyellä varoitusajalla
- Tarjoiluvaihtoehdot rajoittuvat valmiimpiin kokonaisuuksiin
Jos olet tilanteessa, jossa tilaisuus lähestyy nopeasti, kannattaa silti ottaa yhteyttä suoraan. Joskus kapasiteettia löytyy, ja pyrimme aina löytämään ratkaisun myös kiireellisempiin tilanteisiin. Parempi ottaa yhteyttä kuin jättää yritysjuhlan tarjoilut kokonaan järjestämättä.
Voiko pitopalvelutilausta muuttaa jälkikäteen?
Pitopalvelutilausta voi yleensä muuttaa jälkikäteen, erityisesti jos muutos tehdään riittävän ajoissa ennen tapahtumaa. Tyypillisesti osallistujamäärää, ruokalistaa ja erityisruokavalioita voidaan päivittää vielä viikkoa tai kahta ennen tilaisuutta. Viime hetken muutokset voivat olla hankalampia toteuttaa tai aiheuttaa lisäkustannuksia.
Muutosten käsittely riippuu pitkälti siitä, kuinka suuri muutos on kyseessä ja kuinka lähellä tapahtumapäivää ollaan. Pienet tarkistukset, kuten muutaman henkilön lisääminen listalle tai yhden erityisruokavalion ilmoittaminen, onnistuvat yleensä melko lähellä tapahtumaa. Suuremmat muutokset, kuten tarjoilumuodon vaihtaminen tai osallistujamäärän merkittävä kasvu, kannattaa ilmoittaa mahdollisimman pian.
Meillä 4Cateringilla pyrimme joustamaan muutostilanteissa parhaamme mukaan, koska ymmärrämme, että yritystapahtumien suunnittelu elää usein viimeiseen hetkeen asti. Suosittelemme kuitenkin vahvistamaan lopulliset tiedot, kuten tarkan osallistujamäärän ja erityisruokavaliot, viimeistään viisi arkipäivää ennen tapahtumaa.
Jos yritysjuhlallesi tarvitaan myös sopiva tila, kannattaa tutustua Saunatampereen vuokrasaunoihin, jotka tarjoavat viihtyisiä ja monipuolisia tiloja Tampereella erilaisiin yritystilaisuuksiin. Yhdistämällä hyvät tilat ja laadukkaat tarjoilut saat yritysjuhlastasi ikimuistoisen kokemuksen.
Toimimme koko Pirkanmaan alueella:
Akaa, Hämeenkyrö, Ikaalinen, Juupajoki, Kangasala, Kihniö, Lempäälä, Mänttä-Vilppula, Nokia, Orivesi, Parkano, Pirkkala, Punkalaidun, Pälkäne, Ruovesi, Sastamala, Tampere, Urjala, Valkeakoski, Vesilahti, Virrat, Ylöjärvi.