Yrityksen tapahtumaan tarvitaan ruokaa tyypillisesti 200–400 grammaa henkilöä kohden kevyissä kokoustarjoiluissa ja 400–700 grammaa täysimittaisessa buffetissa. Oikea määrä riippuu tapahtuman kestosta, kellonajasta, tarjoilumuodosta ja vieraiden profiilista. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset, jotka auttavat sinua suunnittelemaan tarjoilut yrityksen tapahtumaan juuri sopiviksi.
Kuinka paljon ruokaa henkilöä kohden tarvitaan?
Yleinen nyrkkisääntö on, että lounasbuffetissa lasketaan noin 400–600 grammaa ruokaa henkilöä kohden, kun taas kevyemmissä kokoustarjoiluissa riittää 150–250 grammaa. Cocktailtilaisuuksissa, joissa tarjotaan pieniä suupaloja, arvioidaan noin 8–12 palaa henkeä kohden tunnissa. Nämä luvut ovat lähtökohtia, eivät kiveen hakattuja totuuksia.
Käytännössä määrään vaikuttavat monet tekijät. Aamupäivän kokoustarjoilussa ihmiset syövät selvästi vähemmän kuin illallisbuffetissa. Jos tapahtumassa on tarjolla myös alkoholia, ruoan kulutus kasvaa jonkin verran. Miesvaltaisessa porukassa ruokaa kuluu enemmän kuin sekalaisessa ryhmässä. Lisäksi viikonloppujuhlissa ihmiset syövät usein rennommin ja enemmän kuin arkisissa yritystapahtumissa.
Mitä eroa on kokoustarjoilulla ja buffet-pöydällä?
Kokoustarjoilu on kevyt, usein kahvittelupainotteinen kokonaisuus, joka sisältää tyypillisesti kahvia, teetä, leivonnaisia ja pieniä suolaisia purtavia. Buffet-pöytä on sen sijaan täysimittainen ruokailu, jossa on lämpimiä ruokia, salaatteja, lisukkeita ja jälkiruokia. Näiden kahden välinen ero näkyy sekä ruoan määrässä että kustannuksissa.
Kokoustarjoilu sopii parhaiten lyhyisiin palavereihin ja seminaareihin, joissa ruokailu ei ole pääasia vaan tukee jaksamista. Buffet puolestaan on oikea valinta silloin, kun tapahtuma kestää useamman tunnin tai kun ruokailu on osa ohjelmaa. Me 4Cateringilla autamme valitsemaan tarjoilumuodon, joka sopii juuri teidän tapahtumanne luonteeseen ja aikatauluun.
Miten tapahtuman kesto vaikuttaa ruoan määrään?
Tapahtuman kesto on yksi tärkeimmistä ruokamäärään vaikuttavista tekijöistä. Alle kahden tunnin tapahtumassa riittää kevyt tarjoilu, mutta yli neljä tuntia kestävässä tilaisuudessa tarvitaan jo kunnon ateria tai useampi tarjoilukierros. Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että jokainen lisätunti kasvattaa ruoan tarvetta noin 15–25 prosentilla.
Kellonajalla on myös merkitystä. Aamupäivän tapahtumissa kulutus on maltillisempaa, kun taas lounasaikaan tai iltapäivällä alkavissa tilaisuuksissa ihmiset odottavat kunnollista ruokailua. Pitkissä, koko päivän kestävissä tapahtumissa kannattaa suunnitella useampi tarjoilupiste: aamukahvit, lounas ja iltapäiväkahvit pitävät vieraat vireinä läpi päivän.
Pitääkö erikoisruokavaliot ottaa huomioon määrissä?
Kyllä, erikoisruokavaliot vaikuttavat sekä ruoan koostumukseen että kokonaismääriin. Kun osa vieraista noudattaa erityisruokavaliota, heidän annoksensa on valmistettava erikseen, mikä tarkoittaa, että kokonaisruokamäärä ei yksinkertaisesti jakaannu tasaisesti kaikkien kesken. Käytännössä erikoisruokavalioannoksia kannattaa valmistaa hieman ylimäärin, jotta jokainen varmasti saa syödä riittävästi.
Yleisimpiä huomioitavia ruokavalioita yritystapahtumissa ovat:
- Kasvisruokavalio ja vegaaniruokavalio
- Gluteeniton ruokavalio
- Laktoositon ruokavalio
- Pähkinä- ja muut allergiavaatimukset
- Uskonnolliset ruokarajoitteet, kuten halal
Me kysymme aina etukäteen vieraiden erityistoiveet ja ruoka-allergiat, jotta jokainen tapahtumaan osallistuja voi syödä turvallisesti ja nauttia tarjoilusta täysipainoisesti.
Mistä tietää, onko ruokaa tilattu liikaa tai liian vähän?
Ruokaa on tilattu sopivasti, kun buffet-pöydässä on tapahtuman lopussa vielä hieman ruokaa jäljellä, mutta ei niin paljon, että suurin osa menee hukkaan. Jos pöytä tyhjenee jo ensimmäisen kierroksen aikana, ruokaa oli selvästi liian vähän. Jos taas puolet ruoasta jää syömättä, tilaus oli yliampuva.
Hyvä tapa arvioida onnistumista jälkikäteen on kiinnittää huomiota siihen, joutuivatko vieraat jonottamaan tai jäivätkö jotkut ilman haluamiaan ruokia. Myös vieraiden tyytyväisyys kertoo paljon: jos tunnelma oli rentoutunut eikä kukaan näyttänyt nälkäiseltä, määrä oli kohdallaan. Tulevia tapahtumia varten kannattaa kirjata ylös arvio kulutetusta ruokamäärästä.
Kannattaako antaa pitopalvelun laskea ruokamäärät?
Kyllä, kannattaa ehdottomasti. Ammattitaitoinen pitopalvelu osaa arvioida ruokamäärät tarkasti, koska heillä on kokemus sadoista erilaisista tapahtumista ja tilaisuuksista. He tuntevat eri tarjoilumuotojen kulutusprofiilit ja osaavat ottaa huomioon tapahtuman erityispiirteet, kuten kellonajan, keston ja vieraiden profiilin.
Itse arvioituna ruokamäärät menevät helposti harhaan jompaankumpaan suuntaan: joko tilataan liikaa varmuuden vuoksi, mikä kasvattaa kustannuksia turhaan, tai tilataan liian vähän, mikä johtaa noloon tilanteeseen vieraiden edessä. Pitopalvelun ammattilainen löytää tasapainon näiden välillä ja varmistaa, että tarjoilut yrityksen tapahtumaan ovat sekä riittävät että kustannustehokkaat.
Me 4Cateringilla autamme suunnittelemaan koko tarjoilukokonaisuuden alusta loppuun, ruokamäärien laskennasta toimitukseen ja siivoukseen saakka. Jos etsit myös sopivaa tapahtumapaikkaa Tampereella, kannattaa tutustua Saunatampereen vuokrasaunoihin, jotka sopivat erinomaisesti intiimimpiin yritystilaisuuksiin ja pikkujouluihin.
Toimimme koko Pirkanmaan alueella:
Akaa, Hämeenkyrö, Ikaalinen, Juupajoki, Kangasala, Kihniö, Lempäälä, Mänttä-Vilppula, Nokia, Orivesi, Parkano, Pirkkala, Punkalaidun, Pälkäne, Ruovesi, Sastamala, Tampere, Urjala, Valkeakoski, Vesilahti, Virrat, Ylöjärvi.