Sopivan cateringpalvelun valinta yrityksen tapahtumaan onnistuu parhaiten, kun määrittelet ensin tapahtuman koon, budjetin ja vieraiden erityisruokavaliot. Näiden kolmen tekijän pohjalta löydät tarjoajan, joka pystyy räätälöimään kokonaisuuden juuri teidän tarpeisiinne. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset, jotka auttavat sinua tekemään parhaan valinnan.
Mitä yrityksen tapahtuman cateringpalveluun yleensä kuuluu?
Yrityksen tapahtuman cateringpalvelu kattaa tyypillisesti ruoan suunnittelun, valmistuksen, toimituksen, tarjoilun tapahtumapaikalla sekä jälkisiivouksen. Palvelun laajuus vaihtelee yksinkertaisesta kahvitarjoilusta täyden palvelun juhlapakettiin, jossa järjestäjä hoitaa kaiken alusta loppuun.
Käytännössä tarjoilut yrityksen tapahtumaan voivat sisältää monia eri elementtejä riippuen tilaisuuden luonteesta. Kokouksiin sopivat kevyet kahvi- ja teetarjoilut leivonnaisilla, kun taas isommat yritysjuhlat saattavat vaatia laajan buffet-pöydän, cocktailtarjoilun tai istumajuhlan ruokalistat. Me 4Cateringilla räätälöimme jokaisen tilaisuuden tarjoilut asiakkaan toiveiden mukaan, joten voitte valita juuri sen kokonaisuuden, joka palvelee teidän tapahtumaanne parhaiten.
Täyden palvelun cateringpaketti sisältää yleensä seuraavat osa-alueet:
- Menun suunnittelu ja ruoan valmistus laadukkaista raaka-aineista
- Ruoan kuljetus tapahtumapaikalle
- Tarjoiluhenkilökunnan järjestäminen
- Tarjoiluastiat ja -välineet
- Jälkisiivous ja astioiden keräys
Miten tapahtuman koko vaikuttaa cateringpalvelun valintaan?
Tapahtuman koko on yksi ratkaisevimmista tekijöistä cateringpalvelua valittaessa, koska se määrittää tarvittavan henkilökunnan määrän, logistiikan monimutkaisuuden ja sopivimman tarjoilumuodon. Pienet kokoukset alle 20 hengelle onnistuvat usein yksinkertaisella tilauslounaalla, kun taas yli 100 hengen tapahtumat vaativat huolellisempaa suunnittelua ja useamman tarjoilijan.
Pienissä yritystilaisuuksissa, kuten tiimipalaverissa tai asiakaskokouksessa, riittää usein buffet tai tarjoilupöytä, josta osallistujat palvelevat itseään. Suuremmissa tapahtumissa, kuten vuosijuhlissa tai asiakasillallisilla, kannattaa harkita täyden palvelun ratkaisua, jossa ammattitaitoinen henkilökunta huolehtii tarjoilusta alusta loppuun.
Osallistujamäärä vaikuttaa myös ruokamäärän laskemiseen. Kokenut cateringtarjoaja osaa arvioida oikeat annoskoot ja varmistaa, että ruokaa riittää kaikille ilman kohtuutonta hävikkiä. Kun ilmoitat tarjoajalle arvioidun osallistujamäärän hyvissä ajoin, saatte tarkemman tarjouksen ja paremmin mitoitetun kokonaisuuden.
Mitä erityisruokavaliot tarkoittavat cateringtarjouksessa?
Erityisruokavaliot cateringtarjouksessa tarkoittavat, että tarjoaja ottaa huomioon vieraiden ruoka-allergiat, intoleranssit ja valinnaiset ruokavaliot, kuten kasvisruokavaliota tai vegaaniruokavaliota noudattavat henkilöt. Hyvä cateringtarjoaja kysyy erityisruokavalioista jo tilausvaiheessa ja varmistaa, että kaikille löytyy sopivaa syötävää.
Yleisimpiä erityisruokavalioita yritystapahtumissa ovat gluteeniton, laktoositon, kasvisruokavalio ja vegaaniruokavalio. Lisäksi on tärkeää huomioida vakavat ruoka-allergiat, kuten pähkinäallergia, jotka voivat aiheuttaa vakavia terveysriskejä. Me 4Cateringilla valmistamme mielellämme vaihtoehtoja kaikille näille ruokavalioille, joten jokainen vieras tulee huomioiduksi.
Käytännön vinkki: pyydä osallistujilta tieto erityisruokavalioista jo ilmoittautumisvaiheessa ja välitä tiedot cateringtarjoajalle viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa. Näin tarjoaja ehtii valmistautua asianmukaisesti eikä viime hetken muutoksia tarvita.
Kuinka paljon yrityksen cateringpalvelu maksaa?
Yrityksen cateringpalvelun hinta vaihtelee tyypillisesti muutamasta kymmenestä eurosta henkilöä kohti useisiin satoihin euroihin, riippuen tarjoilumuodosta, menun laajuudesta, henkilökuntatarpeesta ja tapahtuman kestosta. Yksinkertainen kahvitarjoilu on edullisimmasta päästä, kun taas täyden palvelun illallinen useammalla ruokalajilla on kalliimmassa hintaluokassa.
Hinnoitteluun vaikuttavat erityisesti seuraavat tekijät:
- Tarjoilumuoto: Buffet on usein edullisempi kuin istumaruokailu tarjoiluhenkilökunnalla
- Menun sisältö: Raaka-aineiden laatu ja ruokalajien määrä vaikuttavat suoraan hintaan
- Henkilökunnan tarve: Tarjoilijat ja keittiöhenkilökunta lisäävät kokonaiskustannuksia
- Tapahtumapaikka: Pitkät kuljetusmatkat tai hankalat tilat voivat vaikuttaa hintaan
- Erityisruokavaliot: Laajat erityisruokavaliovalikoimat saattavat lisätä työmäärää
Paras tapa saada realistinen hinta-arvio on pyytää tarjouksia muutamalta tarjoajalta samalla tarjoilukuvauksella. Näin pystytte vertailemaan hintoja ja palvelun laajuutta keskenään.
Milloin cateringpalvelu kannattaa tilata etukäteen?
Cateringpalvelu kannattaa tilata vähintään kahdesta neljään viikkoa ennen tapahtumaa, mutta suurten tai erityistä suunnittelua vaativien tilaisuuksien kohdalla jopa useita kuukausia etukäteen. Mitä isompi tapahtuma, sitä aiemmin tilaus kannattaa tehdä, jotta haluamasi ajankohta ja palvelukokonaisuus ovat varmasti saatavilla.
Suosituimpina ajankohtina, kuten pikkujoulukaudella loppusyksystä tai kesän juhlakauden huippuviikkoina, cateringtarjoajien kalenteri täyttyy nopeasti. Jos yrityksenne suunnittelee tapahtumaa näihin aikoihin, varaus kannattaa tehdä jopa kolmesta kuuteen kuukautta etukäteen varmuuden vuoksi.
Viime hetken tilaukset ovat toki joskus mahdollisia, mutta ne rajoittavat menu- ja henkilökuntavaihtoehtoja. Ajoissa tehty tilaus antaa cateringtarjoajalle riittävästi aikaa suunnitella juuri teidän tapahtumaanne sopiva kokonaisuus ja hankkia parhaat raaka-aineet.
Miten vertailla eri cateringtarjoajia ennen päätöstä?
Eri cateringtarjoajia kannattaa vertailla pyytämällä kirjalliset tarjoukset samoilla tiedoilla, tarkistamalla tarjoajien referenssit ja kokemuksen vastaavanlaisista tapahtumista sekä arvioimalla heidän kykyään huomioida erityisruokavaliot ja räätälöidä menu tarpeidenne mukaan. Halvin hinta ei aina ole paras valinta, jos palvelun laatu tai joustavuus kärsii.
Vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti näihin asioihin:
- Kokemus ja referenssit: Onko tarjoajalla kokemusta samankokoisista yritystapahtumista?
- Palvelun laajuus: Hoitaako tarjoaja kaiken ruoan valmistuksesta siivoukseen vai vain osan?
- Joustavuus: Pystyykö tarjoaja mukauttamaan menua toiveidenne mukaan?
- Erityisruokavalioiden hallinta: Miten tarjoaja käsittelee allergiat ja muut rajoitteet?
- Viestintä: Vastaako tarjoaja nopeasti ja selkeästi kysymyksiin?
Kannattaa myös kysyä, toimiiko tarjoaja teidän tapahtumapaikallanne tai alueellanne. Esimerkiksi me 4Cateringilla palvelemme koko Pirkanmaan aluetta ja tunnemme alueen tapahtumatilat hyvin, mikä helpottaa logistiikkaa huomattavasti. Jos etsitte myös sopivaa tapahtumapaikkaa, Saunatampere tarjoaa vuokrasaunoja Tampereella, jotka sopivat erinomaisesti yritystapahtumiin ja joissa cateringpalvelun yhdistäminen tilaukseen onnistuu sujuvasti.
Lopullinen päätös kannattaa tehdä kokonaisarvion perusteella: hinta, laatu, palvelun kattavuus ja se, miten hyvin tarjoaja kuuntelee teidän toiveitanne. Hyvä cateringtarjoaja tuntuu yhteistyökumppanilta, ei vain palveluntarjoajalta.
Toimimme koko Pirkanmaan alueella:
Akaa, Hämeenkyrö, Ikaalinen, Juupajoki, Kangasala, Kihniö, Lempäälä, Mänttä-Vilppula, Nokia, Orivesi, Parkano, Pirkkala, Punkalaidun, Pälkäne, Ruovesi, Sastamala, Tampere, Urjala, Valkeakoski, Vesilahti, Virrat, Ylöjärvi.