Muistotilaisuuden järjestäminen kotona onnistuu ilman stressiä, kun jaat tehtävät selkeisiin osiin ja hoidat käytännön asiat etukäteen kuntoon. Tärkein helpotus syntyy siitä, että et yritä tehdä kaikkea itse: tarjoilujen ulkoistaminen ammattilaiselle vapauttaa sinut olemaan läsnä läheistesi kanssa. Alla käymme läpi juuri ne kysymykset, jotka askarruttavat eniten muistotilaisuuden järjestäjää.
Mitä tarjoiluja muistotilaisuuteen kotona tarvitaan?
Muistotilaisuuteen kotona tarvitaan yleensä kahvia ja teetä, leivonnaiset sekä suolaiset pikkupurtavat. Tilaisuuden kesto ja vierasmäärä ratkaisevat, riittävätkö pelkät kahvitarjoilut vai tarvitaanko lämpimämpi ateria tai laajempi buffet. Perinteinen ja kunnioittava vaihtoehto on tarjota vähintään kahvia, teetä, kakkua ja suolaisia leivonnaisia.
Jos tilaisuus kestää yli kaksi tuntia tai vieraat tulevat kauempaa, on kohteliasta tarjota myös jotain suolaisempaa. Tämä voi olla voileipiä, pieniä lämpimiä suupaloja tai salaatteja. Erityisruokavaliot kannattaa huomioida jo suunnitteluvaiheessa: kasvis-, vegaani- ja gluteenittomat vaihtoehdot ovat nykyään lähes aina tarpeen, kun vieraita on useampi kymmenen.
Hyvä nyrkkisääntö on pitää tarjoilut yksinkertaisina mutta laadukkaina. Muistotilaisuuden tunnelma on arvokas ja rauhallinen, eikä tarjoilupöydän tarvitse olla näyttävä, vaan ennen kaikkea toimiva ja vieraita kunnioittava.
Kuinka paljon ruokaa muistotilaisuuteen pitää varata?
Muistotilaisuuteen kannattaa varata kahvia ja teetä noin kaksi kupillista per vieras sekä yhdestä kahteen palaa leivonnaisia henkilöä kohden. Jos tarjoat myös suolaisia, laske noin kolmesta neljään suolaista palaa per henkilö. On viisaampaa varata hieman liikaa kuin liian vähän, sillä tarjoilujen loppuminen kesken on kiusallista.
Käytännössä 20 vieraan tilaisuuteen tarvitset esimerkiksi noin 40 kupillista kahvia, yhden tai kaksi isoa kakkua sekä pari sataa suolaista leivonnaista tai voileipää. Vierasmäärän arviointi on kuitenkin usein hankalaa, koska hautajaiskutsut eivät aina tuota tarkkaa ilmoittautumismäärää.
Kannattaa myös miettiä, mihin aikaan päivästä tilaisuus järjestetään. Päiväsaikaan pidettyyn tilaisuuteen riittää usein kevyempi tarjoilu, kun taas myöhemmin alkavaan voidaan tarvita ruokaisampaa sisältöä. Varaudu myös siihen, että jotkut vieraat saattavat saapua odottamatta.
Kannattaako muistotilaisuuden tarjoilut tilata pitopalvelulta?
Muistotilaisuuden tarjoilujen tilaaminen pitopalvelulta kannattaa lähes aina, kun vieraita on enemmän kuin kymmenen tai kun järjestäjällä ei ole voimavaroja hoitaa ruokahuoltoa itse. Pitopalvelu hoitaa ruoan valmistuksen, toimituksen ja tarjoiluastioiden järjestämisen, jolloin omaiset voivat keskittyä täysin läsnäoloon ja surutyöhön.
Vaikein hetki elämässä ei ole oikea aika stressata kauppalistan kanssa tai miettiä, riittävätkö kotoa löytyvät tarjoiluastiat. Ammattitaitoinen pitopalvelu tuntee tilaisuuden luonteen ja osaa suunnitella tarjoilut niin, että tunnelma säilyy arvokkaana ja rauhallisena. Meillä 4Cateringilla astiasto sisältyy aina menun hintaan, joten sinun ei tarvitse huolehtia myöskään siitä.
Pitopalvelun käyttäminen on myös taloudellisesti järkevää, kun lasket yhteen raaka-aineiden hinnat, oman ajan arvon ja sen energian, jonka muuten käyttäisit ruoan valmistamiseen. Monille perheille helpotus on korvaamaton.
Miten pitopalvelu toimittaa tarjoilut kotiin muistotilaisuuteen?
Pitopalvelu toimittaa tarjoilut sovittuna ajankohtana suoraan kotiovellesi valmiiksi pakattuina ja tarjoilukuntoisina. Toimitukseen kuuluvat yleensä ruoat, tarjoiluastiat ja tarvittavat välineet. Sinun tarvitsee vain osoittaa, minne tarjoilupöytä järjestetään.
Käytännössä prosessi etenee näin: sovit toimitusajan etukäteen, pitopalvelu saapuu hyvissä ajoin ennen vieraita ja järjestää tarjoilut paikoilleen. Halutessasi pitopalvelu voi myös huolehtia tarjoilusta tilaisuuden aikana sekä siivouksesta jälkikäteen, jolloin sinulle ei jää mitään käytännön tehtäviä.
Kotiin toimitettaessa on tärkeää kertoa pitopalvelulle etukäteen muutama käytännön asia:
- Arvioitu vierasmäärä ja tilaisuuden kesto
- Käytettävissä oleva tila tarjoilupöydälle
- Erityisruokavaliot ja allergiat
- Toivottu toimitusaika suhteessa tilaisuuden alkamiseen
Mitä tarkemmin kerrot toiveistasi, sitä sujuvammin toimitus onnistuu. Pitopalvelu muistotilaisuuksiin on suunniteltu juuri näitä tilanteita varten, ja meillä on kokemusta sekä pienistä perheen kokoontumisista että suuremmista muistotilaisuuksista.
Miten valmistautua muistotilaisuuteen kotona etukäteen?
Muistotilaisuuteen kotona valmistautuminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin jakamalla tehtävät selkeisiin kokonaisuuksiin: tila, tarjoilut, käytännön järjestelyt ja viestintä vieraille. Kun jokainen osa-alue on hoidettu etukäteen, itse tilaisuuden päivänä ei tarvitse enää tehdä muuta kuin avata ovi vieraille.
Tilan järjestäminen
Mieti etukäteen, miten vieraat liikkuvat tilassa ja missä tarjoilupöytä sijaitsee. Kodin ei tarvitse olla täydellisessä järjestyksessä, mutta selkeät kulkureitit ja riittävästi istumapaikkoja tekevät tilaisuudesta miellyttävämmän. Poista turhat tavarat kulkureiteiltä ja varmista, että kylpyhuone on helposti löydettävissä.
Käytännön asioiden hoitaminen
Tee lista tehtävistä ja aikatauluta ne päiville ennen tilaisuutta. Tilaa tarjoilut riittävän ajoissa, viimeistään muutamaa päivää ennen. Ilmoita vieraille tilaisuuden ajankohta ja paikka selkeästi, ja pyydä tarvittaessa apua lähiomaisilta yksittäisiin tehtäviin kuten pysäköintijärjestelyihin tai ovella vastaanottamiseen.
Muista myös, että sinun ei tarvitse selviytyä kaikesta yksin. Vaikeassa elämäntilanteessa avun vastaanottaminen on viisautta, ei heikkous. Kun tarjoilut on tilattu ammattilaiselta ja käytännön asiat on hoidettu etukäteen, voit olla läsnä juuri siellä missä pitääkin: läheistesi seurassa.
Toimimme koko Pirkanmaan alueella:
Akaa, Hämeenkyrö, Ikaalinen, Juupajoki, Kangasala, Kihniö, Lempäälä, Mänttä-Vilppula, Nokia, Orivesi, Parkano, Pirkkala, Punkalaidun, Pälkäne, Ruovesi, Sastamala, Tampere, Urjala, Valkeakoski, Vesilahti, Virrat, Ylöjärvi.
Usein kysyttyä
Kuinka kauan ennen muistotilaisuutta pitopalvelu pitää tilata?
Ota yhteyttä, kun ajankohta on tiedossa. Tarkistamme saatavuuden ja toteutuksen. Jos aikaa on vähän, kerro siitä heti; onnistumista ei voi luvata etukäteen pelkän päivämäärän perusteella.
Mitä jos vierasmäärä muuttuu viime hetkellä?
Alustava arvio riittää suunnittelun alkuun. Sovimme lopullisen määrän määräajan, ja myöhemmät muutokset tarkistetaan erikseen. Ilmoita uusi tieto meille mahdollisimman pian.
Miten erityisruokavaliot hoidetaan käytännössä muistotilaisuudessa?
Kerää tiedot allergioista ja erityisruokavalioista etukäteen ja toimita ne sovitusti. Käymme läpi menun sopivuuden, tarvittavat erilliset tarjoilut ja niiden merkitsemisen.
Voiko muistotilaisuuden järjestää kotona, vaikka asunto on pieni?
Arvioi, mahtuvatko vieraat istumaan ja liikkumaan sekä voidaanko ruoka tarjoilla toimivasti. Buffet ei poista istumapaikkojen tarvetta. Jos koti jää ahtaaksi, vertaile myös muuta tilaa ennen varausta.
Pitääkö minun olla kotona koko ajan pitopalvelun toimituksen aikana?
Sovi kanssamme, kuka päästää meidät sisään ja vastaanottaa toimituksen. Se voi olla myös läheinen tai muu nimetty yhteyshenkilö. Varmista, että hän tietää tarjoilujen paikan ja on tavoitettavissa.
Mitä yleisiä virheitä muistotilaisuuden järjestämisessä kannattaa välttää?
Käy läpi vierasmäärä, ruokavaliot, juomat, aikataulu ja vastuut. Sovi erityisesti, kuka vastaanottaa toimituksen, täydentää tarjoiluja ja huolehtii astioista. Kaikkea ei tarvitse tehdä yksin.
Onko pitopalvelun käyttäminen muistotilaisuuteen kalliimpaa kuin itse tekeminen?
Vertaa menun lisäksi astioita, palveluja, kuljetuksia ja omaan tekemiseen kuluvaa aikaa. Pyydä eritelty tarjous, niin voit arvioida sinulle sopivan kokonaisuuden. Pitopalvelun käyttö ei edellytä koko tilaisuuden ulkoistamista.