Muistotilaisuuteen tarvitaan yleensä kahvia, teetä ja leivonnaisia, noin 2 kupillista ja 3 leivonnaista per henkilö. Jos tilaisuuteen sisältyy lämpimämpi tarjoilu, lasketaan ruokamäärät osallistujien lukumäärän mukaan annoskoon perusteella. Tässä artikkelissa käymme läpi kaiken oleellisen, mitä muistotilaisuuden tarjoilujen suunnittelussa kannattaa huomioida.
Kuinka monta henkilöä muistotilaisuuteen yleensä osallistuu?
Muistotilaisuuteen osallistuu tyypillisesti 20 ja 100 henkilön väliltä, mutta määrä vaihtelee suuresti vainajan elämänpiirin ja perheen toiveiden mukaan. Pienemmissä, lähipiirin kesken pidettävissä tilaisuuksissa vieraita voi olla vain parikymmentä, kun taas laajemmissa muistotilaisuuksissa osallistujia saattaa olla useita satoja.
Osallistujamäärän arvioiminen etukäteen on tärkeää, jotta tarjoilut voidaan suunnitella oikein. Käytännön apuna toimii kutsulista tai seurakunnalta saatava arvio, jos tilaisuus järjestetään hautajaisten yhteydessä. Kannattaa myös varautua siihen, että osa kutsutuista ei pääse paikalle, ja osa saattaa tulla ilman ennakkoilmoitusta. Hyvä nyrkkisääntö on suunnitella tarjoilut noin 10 prosenttia arvioidun osallistujamäärän yli, jotta kukaan ei jää ilman.
Mitä ruokia muistotilaisuuteen perinteisesti tarjotaan?
Muistotilaisuuden perinteinen tarjoilu koostuu kahvista, teestä ja leivonnaisista kuten voileivistä, sämpylöistä, kakkupalasista ja pikkuleivistä. Monissa tilaisuuksissa tarjotaan myös lämpimämpi vaihtoehto, kuten keitto tai buffet-pöytä, erityisesti jos vieraat ovat tulleet pitkän matkan takaa.
Perinteinen muistotilaisuuden tarjoilu Suomessa noudattaa tuttua kaavaa:
- Kahvi ja tee, usein myös mehu lapsille
- Suolaiset voileivät ja täytetyt sämpylät
- Makeat leivonnaiset kuten kakkupala tai pulla
- Pikkuleivät ja murokeksit
- Mahdollinen lämmin keitto tai salaattibuffet isommissa tilaisuuksissa
Ideoita muistotilaisuuden tarjoilujen suhteen voi hakea myös perinteisestä poikkeavista vaihtoehdoista. Jos vainajalla oli erityisiä lempiruokia tai perheen omia perinteitä, niiden mukaan ottaminen tarjoiluun voi tuoda tilaisuuteen henkilökohtaisen ja lämpimän vivahteen. Ruoka-allergiat ja erityisruokavaliot, kuten gluteeniton ja vegaaninen vaihtoehto, on aina hyvä huomioida etukäteen.
Kuinka paljon kahvia ja leivonnaisia tarvitaan per henkilö?
Muistotilaisuuteen lasketaan yleensä kahvia noin 2 kupillista per henkilö ja leivonnaisia 3 kappaletta per henkilö. Suolaisia voileipiä tai sämpylöitä tarvitaan noin 2 kappaletta per henkilö, ja makeita leivonnaisia saman verran.
Tarkemmat määrät riippuvat tilaisuuden kestosta ja siitä, onko tarjolla myös lämpimämpää ruokaa. Lyhyessä, tunnin mittaisessa kahvitilaisuudessa riittää kevyempi tarjoilu, mutta jos tilaisuus kestää useita tunteja tai sisältää lounaan, ruokamäärät kasvavat selvästi. Alla on käytännöllinen perusohje 50 hengen muistotilaisuuteen:
- Kahvia noin 5 litraa eli noin 100 kupillista
- Teetä noin 2 litraa
- Suolaisia leivonnaisia noin 100 kappaletta
- Makeita leivonnaisia noin 100 kappaletta
- Mehua tai vettä noin 5 litraa
Jos tilaisuuteen kuuluu keittotarjoilu, lasketaan keittoa noin 3 desilitraa per henkilö. Buffet-pöydässä liha- tai kasvisruokaa tarvitaan noin 150 grammaa per henkilö, lisäkkeiden kanssa.
Kannattaako muistotilaisuuden tarjoilut tehdä itse vai tilata pitopalvelulta?
Muistotilaisuuden tarjoilut kannattaa useimmiten tilata pitopalvelulta, koska se vapauttaa surevat omaiset käytännön järjestelyistä ja varmistaa, että tarjoilut onnistuvat ammattitaidolla. Itse tekeminen voi tuntua merkitykselliseltä, mutta surutyön keskellä se saattaa käydä ylivoimaiseksi.
Itse tekemisessä on omat etunsa: se voi olla edullisempaa pienessä tilaisuudessa ja tuntua henkilökohtaisemmalta. Toisaalta se vaatii aikaa, energiaa ja järjestelykapasiteettia juuri silloin, kun voimavarat ovat koetuksella. Ruokamäärien laskeminen, ostokset, valmistus ja kuljetukset muodostavat yllättävän suuren kokonaisuuden.
Pitopalvelun käyttäminen tarkoittaa, että ammattilaiset hoitavat kaiken ruoan valmistuksesta tarjoiluun ja jälkisiivoukseen asti. Me 4Cateringilla olemme tottuneet järjestämään muistotilaisuuksien tarjoilut hienovaraisesti ja kunnioittavasti, ja meiltä löytyy valmiita menuvaihtoehtoja muistotilaisuuksiin. Astiasto sisältyy aina menun hintaan, jos juhlapaikalla ei ole omia astioita.
Miten pitopalvelu hoitaa muistotilaisuuden tarjoilut käytännössä?
Pitopalvelu hoitaa muistotilaisuuden tarjoilut kattavasti: ruoan valmistuksesta kuljetukseen, paikalle asettelusta tarjoiluun ja lopuksi siivoukseen. Asiakas sopii etukäteen menun, osallistujamäärän ja aikataulun, minkä jälkeen pitopalvelu hoitaa käytännön toteutuksen itsenäisesti.
Käytännössä prosessi etenee yleensä näin:
- Yhteydenotto ja tarpeiden kartoitus: osallistujamäärä, toiveet, erityisruokavaliot ja budjetti
- Menun valinta tai räätälöinti tilaisuuden luonteen mukaan
- Ruoan valmistus ammattikeittiössä laadukkaista raaka-aineista
- Kuljetus ja paikalle asennus sovittuna ajankohtana
- Tarjoilu tilaisuuden aikana tarpeen mukaan
- Jälkisiivous ja astioiden poisvienti
Hyvä pitopalvelu osaa myös neuvoa tarjoilujen suunnittelussa ja auttaa löytämään sopivan kokonaisuuden, joka sopii sekä tilaisuuden tunnelmaan että budjettiin.
Milloin muistotilaisuuden tarjoilut kannattaa tilata?
Muistotilaisuuden tarjoilut kannattaa tilata mahdollisimman pian sen jälkeen, kun tilaisuuden ajankohta ja paikka on varmistunut. Käytännössä suositeltava varausaika on vähintään viikko ennen tilaisuutta, mutta kiireellisissä tilanteissa pitopalvelut pyrkivät joustamaan.
Hautajaiset järjestetään usein lyhyellä varoitusajalla, joten on hyvä tietää, että monet pitopalvelut, me mukaan lukien, ymmärtävät tilanteen kiireellisyyden ja tekevät parhaansa sopeutuakseen aikatauluihin. Mitä aikaisemmin tilaus tehdään, sitä paremmin voidaan varmistaa toivottu menu ja henkilöstön saatavuus.
Muutama käytännön vinkki tilauksen ajoittamiseen:
- Ota yhteyttä pitopalveluun heti, kun hautajaisten ajankohta on selvillä
- Vahvista osallistujamäärä viimeistään 2 päivää ennen tilaisuutta
- Ilmoita erityisruokavalioista tilauksen yhteydessä
- Kysy pitopalvelulta, mitä tietoja he tarvitsevat hyvissä ajoin
Vaikean elämäntilanteen keskellä on helpottavaa tietää, että tarjoilut ovat ammattilaisilla hoidossa. Olemme 4Cateringilla valmiita auttamaan muistotilaisuuden järjestämisessä koko Pirkanmaan alueella.
Toimimme koko Pirkanmaan alueella: Akaa, Hämeenkyrö, Ikaalinen, Juupajoki, Kangasala, Kihniö, Lempäälä, Mänttä-Vilppula, Nokia, Orivesi, Parkano, Pirkkala, Punkalaidun, Pälkäne, Ruovesi, Sastamala, Tampere, Urjala, Valkeakoski, Vesilahti, Virrat, Ylöjärvi.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä teen, jos en tiedä tarkalleen kuinka monta henkilöä tilaisuuteen tulee?
Epävarman osallistujamäärän kanssa kannattaa toimia niin, että tilaat tarjoilut arvioidun maksimimäärän mukaan tai sovit pitopalvelun kanssa joustavasta järjestelystä. Monet pitopalvelut, kuten 4Catering, sallivat lopullisen osallistujamäärän vahvistamisen vielä 2 päivää ennen tilaisuutta. Näin vältät sekä ruoan loppumisen kesken tilaisuuden että turhaa hävikkiä.
Kuinka huomioin ruoka-allergiat ja erityisruokavaliot muistotilaisuuden tarjoiluissa?
Kerää tiedot erityisruokavalioista jo kutsuvaiheessa, jotta pitopalvelu tai itse valmistaja voi varautua niihin ajoissa. Yleisimmät huomioitavat ovat gluteeniton, laktoositon, vegaaninen ja pähkinäallergia. Ilmoita nämä tiedot pitopalvelulle tilauksen yhteydessä, sillä ammattilaiset osaavat valmistaa sopivat vaihtoehdot turvallisesti ja huomaamattomasti muun tarjoilun lomaan.
Voiko muistotilaisuuden tarjoiluun lisätä jotain henkilökohtaista tai vainajan lempiruokia?
Kyllä, ja se on usein hyvin koskettava tapa muistaa vainajaa. Voit esimerkiksi pyytää pitopalvelua valmistamaan vainajan lempipiirakan, tietyn kakkureseptin tai jonkin perheen perinneruoan osaksi tarjoilua. Kerro toiveistasi pitopalvelulle hyvissä ajoin, jotta he voivat arvioida toteutusmahdollisuudet ja sisällyttää erityistoiveet menuun.
Paljonko muistotilaisuuden tarjoilut maksavat pitopalvelulta tilattuna?
Hinta vaihtelee tilaisuuden koon, menun laajuuden ja palvelun sisällön mukaan. Perinteinen kahvitarjoilu maksaa tyypillisesti muutamia euroja per henkilö, kun taas lämpimän ruoan sisältävä buffet tai täyden palvelun catering on luonnollisesti kalliimpaa. Pyydä pitopalvelulta tarjous suoraan, sillä räätälöity hinta-arvio antaa tarkimman kuvan kokonaiskustannuksista juuri teidän tilaisuutenne tarpeiden mukaan.
Mitä tapahtuu, jos tilaisuuden osallistujamäärä muuttuu viime hetkellä?
Hyvä pitopalvelu osaa joustaa kohtuullisissa muutoksissa, erityisesti hautajaisten kaltaisissa tilanteissa, joissa osallistujamäärä voi elää loppuun asti. Ilmoita muutoksista mahdollisimman nopeasti, jotta ruokamääriä voidaan tarvittaessa tarkistaa. Yleensä pitopalvelut varautuvat jo valmiiksi pieneen ylijäämään, joten muutaman henkilön lisäys tai vähennys ei yleensä aiheuta ongelmia.
Tarvitseeko minun järjestää tarjoiluille tila tai erityiset välineet etukäteen?
Pitopalvelu tuo yleensä mukanaan kaiken tarvittavan: astiaston, tarjoiluvälineet, pöytäliinat ja somisteet, jos sellaisista on sovittu. Sinun tehtäväksesi jää lähinnä varmistaa, että tilaisuuspaikalla on riittävästi pöytätilaa tarjoiluja varten sekä pääsy keittiöön tai vähintään pistorasiaan kahvinkeittoa varten. Käy nämä käytännön yksityiskohdat läpi pitopalvelun kanssa etukäteen väärinkäsitysten välttämiseksi.
Voiko pitopalvelua käyttää, vaikka muistotilaisuus järjestetään kotonani eikä juhlatilassa?
Kyllä, pitopalvelut toimivat mielellään myös yksityiskodeissa. Kerro tilauksessa, että tilaisuus järjestetään kotona, jotta pitopalvelu voi suunnitella logistiikan ja tarjoilun kotioloihin sopivaksi. Kodin koko ja keittiön varustelu kannattaa mainita etukäteen, jotta tarjoilut saadaan järjestettyä sujuvasti ja tilaan sopivasti.